Ügyviteli tippek kezdő vállalkozásoknak

Nézzük meg, hogy milyen lehetőségei vannak egy kezdő vállalkozásnak az adatai nyilvántartására.

1. A4-es üres papír, négyzetrácsos (kockás) füzet, Post-it

Ötleteléshez, tervezéshez, amikor nulláról kell valamit kitalálni, tökéletesek a fenti eszközök. Ilyenkor pont az a lényeg, hogy bármit, bárhogyan felírhassunk, törölhessünk, áthúzhassunk, és ne kelljen azon gondolkodni, hogy a Word vagy az Excel miért nem oda teszi a képet, vagy miért nem fogadja el a formátumot. Erre a célra én is ezt használom.

De „merényletet” követ el a vállalkozása ellen, ha a fenti eszközök valamelyikét használja megrendelések felvételére, nyilvántartására, vagy bármilyen más adatnyilvántartási feladatra.

Az üres papírnak ebben az esetben éppen a hátránya az, ami a tervezéskor az előnye: bárhova, bármit fel lehet rá írni. Hosszú távon minden alkalommal más sorrendben, fizikailag más helyre kerülnek az adatok. Ez nagymértékben megnehezíti később az adatok feldolgozását, még kevés információ esetén is. Még rosszabb esetben elfelejtünk felrögzíteni fontos adatokat.

2. Formanyomtatványok

Ezek ugyan úgy papír lapok, amikre előre meghatározott helyen, előre meghatározott adatok kerülnek. Így a későbbiekben könnyebb a manuális adatfeldolgozás, és ritkábban fordul elő, hogy elfelejt kitölteni egy fontos részt.

A neten is talál formanyomtatvány mintákat, amelyek kiindulási alapnak jók, csak az igényeihez kell igazítani az adattartalmat. Értelemszerűen teljesen másra lesz szüksége egy kereskedelmi megrendeléshez vagy egy gépjármű szervizben munkalapnak.

Egy formanyomtatványnál jó, ha igényesen néz ki, egy megrendelésnél ugyanis ezzel találkozik először az ügyfél. De nem a kinézet az elsődleges szempont, hanem az adattartalom. Ne kérjen be felesleges adatokat, viszont szerezzen be minden szükséges információt. Úgy rendezze el a lapon kérdéseket, hogy a hasonló adatok egy csoportban legyenek, például vevő adatai egymás alatt vagy mellett.

Kerülje a „megjegyzés” mező használatát. Lehet természetesen ilyen, de ne azzal a céllal, hogy egyszer a telefonszámot írja oda, egyszer pedig az e-mail címet. Minden fontos adathoz tartozzon egy külön adatmező, ahova be lehet írni. Ha menet közben kiderül, hogy még szükség van további fontos információra, akkor azt ne a megjegyzés mezőbe írja, hanem ha szükséges, szerkessze át a formanyomtatványt, és hozzon létre az új adatoknak új adatmezőket. (Ezért ne is nyomtasson ki előre sok formanyomtatványt)

Miért fontos a megfelelő formanyomtatvány?

Ha a későbbiekben a megnövekedett adatok miatt szüksége lesz valamilyen ügyviteli programra, és emiatt felkeres, akkor az első kérdésem az lesz, hogy milyen adatokat kell rögzíteni? Ha már van egy régóta használt formanyomtatvány, akkor csak azt kell átadni, és sok munkát már meg is spóroltunk. Ezzel ellentétben, ha akkor kezd azon gondolkodni, hogy milyen adatokat is kellene nyilvántartani, akkor szinte biztos, hogy fontos dolgok kimaradnak a felsorolásból.

Nagyon jó szolgálatot tud tenni egy formanyomtatvány akkor is, ha már van egy jól működő ügyviteli rendszere. Ha például áramszünet van, vagy bármilyen más technikai probléma adódik, akkor van egy tökéletesen működő B-terv! Igaz, hogy kicsit kényelmetlenebb, de legalább működik, és nem kell emiatt vevőket, ügyfeleket elküldeni.

Mivel a papír alapú formanyomtatványok tulajdonképpen egy nyilvántartó program adatbeviteli ablakának az alapjai, ezért ezek készítéséről itt olvashat részletesebben: Formanyomtatványok

3. Digitális táblázatok (Excel, Google Sheets)

Nem szükséges minden adat nyilvántartásához külön erre a célra készült nyilvántartó program, használhat akár Excel-t is. Ebben az esetben tisztában kell lenni az egyes szoftverek korlátaival.

Az Excel egy táblázatkezelő, és nem adatbáziskezelő. Óriási teljesítmény- különbségek vannak a kettő között! A kettőnek más a működési logikája, és nagy mennyiségű adat tárolására egy Excel táblázat alkalmatlan. Ugyanígy alkalmatlan arra, hogy megosztottan, egyidőben, több felhasználó használja. Ez utóbbit áthidalhatja egy Google táblázattal, de az sem oldja meg a nagymennyiségű adat problémáját.

Természetesen ezek a táblázatok a kezdeti időszakra jobbak, mintha csak papír alapon lennének meg az adatok. Ha eljut a vállalkozás arra a pontra, hogy szükség van valamilyen nyilvántartó programra, akkor lehet olyan kis feldolgozó programot készíteni, amely egy táblázatból az adatokat automatikusan be tudja tölteni az ügyviteli rendszer megfelelő adataihoz. A legtöbb ügyviteli program erre alapból képes.

Ehhez már a táblázat létrehozásakor be kell tartani néhány fontos dolgot:

• Minden adatmezőnek külön oszlopa legyen
• A táblázatban nem lehetnek összevont oszlopok

A formanyomtatványoknál már írtam róla, hogy kerülje a megjegyzés mezőt. Ebben az esetben ez különösen fontos! Olyan ne legyen, hogy a megjegyzés mezőben egyszer a telefonszám, egyszer az e-mail cím, máskor pedig tényleg egy megjegyzés szöveg van. Így sokkal nehezebb lesz olyan feldolgozó programot készíteni, amely a megjegyzésbe beírt különböző adatokat szétválogatja azért, hogy az ügyviteli program adattáblájának megfelelő oszlopába tegye. Meg lehet oldani természetesen, de csak akkor, ha találok valamilyen mintázatot a bevitt adatokban. Ellenkező esetben, manuálisan kell kiválogatni és beírni többszáz, de akár többezer megjegyzés cellát.

Ha fentieket betartja, akkor a későbbiekben a táblázat adattartalmát viszonylag könnyen be lehet tölteni egy ügyviteli rendszer nagyteljesítményű adatbázisába.

A fent említett módszereket természetesen nem csak kezdő vállalkozások használhatják. Egy régóta működő, komplett ügyviteli rendszert használó cégnél is időről-időre előfordulhatnak ad-hoc jelleggel különböző nyilvántartási igények, amelyet az ügyviteli rendszer még nem tud lekezelni, viszont most azonnal szükség van rá.

Ha most szeretné kialakítani vállalkozása adminisztrációját, de nem tudja merre induljon, akkor foglaljon időpontot ingyenes konzultációra!