Ügyviteli tippek vállalkozásoknak

Tervek szerint 2028 január 1.-től az egész EU területén kötelező lesz az e-számla kiállítása. Ez elég távoli időpont, viszont az elmúlt hetekben néhány ügyfélnél már aktuálissá vált a dolog, ugyanis a nagyobb vevők már most elvárják a beszállítójuktól az e-számla kiállítását. És ugyan ezek a vevők már nem fogadják be azokat az e-mail-ben küldött pdf számlákat, amelyeknél eddig a számla kiállítója kísérő szövegként odaírta, hogy a vevő nyomtassa ki magának, mert az egy papír alapú számla.

Az elmúlt hetekben kapott kérdésekből arra a következtetésre jutottam, hogy elég nagy a zűrzavar ezzel kapcsolatban, úgyhogy megpróbálom egy kicsit részletesebben leírni az ezzel kapcsolatos tudnivalókat.

Először is nézzük meg, hogy mi a gond az e-mail-ben elküldött, papír alapú számlának minősített pdf számlával.

Az elmúlt években elterjedt az a szokás, hogy a számla kiállítója e-mail-ben küldte el a pdf formátumú számlát, azzal a szöveggel, hogy ez egy papír alapú számlának minősül, és kéri a vevőt, hogy a számlát nyomtassa ki saját magának. Ez egy öngerjesztő folyamatot indított el, és egyre többen kezdték el használni ezt a megoldást. Hiszen, ha ők is ilyen számlát kaptak, akkor ők is küldhetnek ilyen számlát.

Ezzel a megoldással csak egy nagy baj van!

Mégpedig az, hogy a jelenleg érvényben lévő jogszabályok alapján ez nem minősül papír alapú számlának! Akkor sem, ha a számla kiállítója ezt írja az e-mail-ben. Ez elektronikus számlának minősül. Ezzel pedig az a probléma, hogy az elektronikus számlát valamilyen módon hitelesíteni kell, el kell látni egy elektronikus aláírással.

Jelenleg, ha valaki ilyen számlát kap, akkor azt nem is lenne köteles befogadni. Ha pedig befogadja, akkor neki, mint befogadónak kell(ene) a befogadás után elektronikus aláírással hitelesíttetni a számlát. Ezt általában olyan cégeknél, ahol van saját pénzügyért, számvitelért feleős vezető, el szokták végezni, egyébként az így kapott számlákat tényleg csak kinyomtatják, és papír alapú számlaként kezelik.

Ezzel egyébként tisztában van a NAV is, ezt a „szürke” zónába sorolják, általában nem foglalkoznak vele, mert nehezen tudnák bizonyítani azt, hogy azt a számlát a vevő nyomtatta, vagy a számla kiállítója tényleg postán küldte.

Ráadásul a COVID lezárások idején megengedő volt az adóhivatal, és abban az időszakban „engedélyezték” az így kiállított számlákat (azért, hogy a fizikai levelek küldésével ne terjesszük a vírust), ezért az elmúlt években elterjedt ez a helytelen megoldás. Viszont a COVID járvány miatti korlátozások már megszűntek, így az emiatt hozott könnyítéseknek is vége.

Egyébként azt, hogy az elektronikus aláíráshoz miért ragaszkodnak még mindig a jogszabályok, még az adószakértők, és adótanácsadók sem értik, hiszen a papír alapú számlák már évek óta aláírás és bélyegző nélkül is érvényesek.

Akkor nézzük, hogy mikor szabályos egy e-számla.

A jelenleg érvényben lévő jogszabályok alapján egy e-számla akkor hiteles, ha:

1. Elektronikus aláírással van ellátva. Ehhez a számla kiállítójától és a számla befogadójától különböző „harmadik fél” szükséges, aki az aláírást elvégzi. Ezért a szolgáltatásért általában fizetni kell.
vagy
2. Az elektronikus számlára létrehozott úgynevezett HASH kód el van küldve a NAV online számla rendszerébe. Ebben az esetben a NAV a „harmadik fél”, és a későbbiekben NAV-nál tárolt HASH kóddal tudják ellenőrizni a számla hitelességét. Ebben az esetben nem kell fizetni az aláírásért, viszont gondoskodni kell az így kiállított számlák archiválásáról. Ez lehet, hogy informatikai fejlesztésekkel jár, viszont mivel a beérkező e-számlák esetén is gondoskodnunk kell a jogszabályban előírt módon az archiválásról, ezt minden képen meg kell oldanunk. Az Ügyviteli Szoftverek ügyviteli rendszerének számlázó modulja is ezt a megoldást használja.

Ami másnak probléma, Önnek lehetőség!

Ha Önnek vannak nagyvállalati ügyfelei, akkor rövid időn belül számíthat arra, hogy valamelyiknél felmerül ez az igény. Most kell rá felkészülni, és nem akkor keresni a megoldást, amikor már szükség lenne rá.

Az is lehet, hogy most még nincsenek nagyvállalati ügyfelei, de ha Ön képes már most is e-számlát kiállítani, akkor ezzel új ügyfeleket szerezhet.

Az e-számla bevezetése Önnek egy lehetőség, hogy megtartsa a régi ügyfeleit. Illetve lehetőség, hogy új ügyfeleket szerezzen azáltal, hogy Ön már tud e-számlát kiállítani.

Az e-számla kiállításához szorosan kapcsolódik az e-számla befogadása is. Erről írtam néhány hónappal ezelőtt ebben a cikkben: E-számla befogadása

Mit érdemes tenni ezzel kapcsolatban?

A fentiekben leírtak csak tájékoztató jellegűek, egy összefoglaló. Minden vállalkozást másképpen érint, attól függően, hogy hány darab e-számlát állít ki, illetve fogad be. Egy dolog viszont biztos, a következő hónapokban egyre több vállalkozást fog érinteni, később pedig minden vállalkozásnak kötelező lesz a bevezetése.

Rendszeresen elérhetők élő és online előadásokat ezzel kapcsolatban. Amennyiben Ön cégvezető vagy pénzügyi vezető, érdemes ezen előadások valamelyikét meglátogatni, vagy adótanácsadó, adószakértő segítségét kérni.